Zapraszamy do lektury felietonów z naszego cyklu „Dobry wolontariat krok po kroku” (#DWKPK). Piszemy w nich o tym, co robić, aby wolontariat w organizacji był profesjonalny, pożyteczny, ciekawy, rozwijający ludzi, a przede wszystkim – stawiający w centrum uwagi niesienie konkretnej pomocy. Chętnie odpowiemy również na Wasze pytania i wspólnie zastanowimy się nad rozmaitymi wyzwaniami wolontariackimi.
Zanim wolontariusze zaczną działania, musimy przygotować organizację na ich przyjęcie, a ich samych przeszkolić do wykonywania zadań. Jak to zrobić? O czym pamiętać?
Każda organizacja ma swoje procedury, a każdy koordynator wolontariatu – własne metody. Wiele zależy też od struktury wolontariatu i pomysłu na program. Jeśli pracujemy z wolontariuszami indywidualnie, każdego przygotujemy osobno. Jeśli mamy akcję, zrobimy jedną lub dwie odprawy. Jeśli prowadzimy stały program wolontariacki, pewnie będziemy szkolić grupy wolontariuszy w cyklu rekrutacyjnym.
Zawsze jednak warto pamiętać o kilku obowiązkowych czynnościach, wspólnych dla każdego rodzaju programów wolontariackich. Przyjrzyjmy się im.
Zadbajmy o dokumentację. Niewiele osób lubi taką robotę, ale to warunek konieczny profesjonalnego wolontariatu. Załóżmy teczkę osobową wolontariusza z jego dokumentami, a przede wszystkim z porozumieniem wolontariackim. Takie akta osobowe mogą nam się przydać w różnych sytuacjach, pozwolą na uporządkowanie wiedzy o wolontariuszach i łatwe przejęcie obowiązków koordynatora wolontariatu przez inną osobę, jeśli wystąpi taka konieczność.
Przydzielmy zadania. Każdy wolontariusz musi wiedzieć, na czym będzie polegał jego wolontariat. Stosownie do chęci, możliwości i kompetencji ochotnika oraz własnych pomysłów i potrzeb organizacji koordynator wolontariatu powinien osadzić każdego wolontariusza w programie, przydzielić mu konkretne zadania i szczegółowo je z nim omówić, dając przestrzeń do pytań, wątpliwości i uszczegółowienia.
Przygotujmy przestrzeń dla wolontariuszy. To arcyważne, aby wolontariusze czuli się w naszej organizacji dobrze, mieli jakiś swój kąt, pokój, a przynajmniej stół, przy którym mogą się spotkać, porozmawiać, wypić herbatę. Aby mieli gdzie powiesić płaszcz, położyć dokumenty, powiesić zdjęcia. Może warto pokusić się o tablicę ogłoszeń tylko dla nich? Pracownicy potrzebują kącika socjalnego – i tak samo potrzebują go również wolontariusze.
Wyznaczmy dyżury koordynatora. Ważne, aby wolontariusze wiedzieli, kiedy mogą przyjść lub zadzwonić, spotkać się z koordynatorem, porozmawiać, zadać pytania. Jeśli ustalimy takie dyżury, ułatwimy wzajemny kontakt. Wolontariusze będą wiedzieli, że w danej chwili koordynator jest do ich dyspozycji, a jednocześnie zapobiegniemy telefonom o późnych porach poza godzinami pracy.
Zacznijmy z pompą. Pomyślmy o spotkaniu inaugurującym program lub jakiś cykl, wprowadzającym wszystkich wolontariuszy. Pozwala to na budowanie wspólnoty, poznanie innych osób z zespołu, identyfikację z organizacją, a przede wszystkim – z samym programem wolontariackim, jego znaczeniem i celami.
Zorganizujmy szkolenia. Z reguły spotkaniu inaugurującemu towarzyszy szkolenie dla wolontariuszy (choć można oczywiście spotkać się dwa razy). To właściwie najważniejszy moment etapu wdrażania ochotników. Wolontariusze muszą dobrze znać swoje obowiązki, wiedzieć, kiedy, gdzie i według jakich zasad mają je wykonywać. Muszą zostać poinformowani o ryzyku, sposobach reagowania na sytuacje trudne, zasadach komunikacji z innymi członkami zespołu i koordynatorem. Na szkoleniu powinni poznać swoją rolę i jej znaczenie w całym programie, wiedzieć, czy mogą samodzielnie podejmować jakieś decyzje i wprowadzać zmiany, a jeśli tak, to w jakim zakresie.
Niedomówienia na początku mogą potem wywołać lawinę, której trudno będzie zapobiec. Dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie takiego szkolenia i zaproszenie do udziału w nim nie tylko wszystkich wolontariuszy, lecz także innych członków zespołu – zwłaszcza tych, którzy z wolontariuszami będą współpracować.
Zgromadźmy narzędzia. Organizacja odpowiada za przygotowanie merytoryczne, ale też za przygotowanie materiałowe wolontariuszy. To my mamy zapewnić im wszystkie potrzebne narzędzia, środki ochrony, materiały, które pozwolą na sprawne wykonywanie działań wolontariackich.
Pamiętajmy, że dobry wolontariat to dobrze przygotowany i zorganizowany wolontariat. Diabeł tkwi w szczegółach, a wolontariusz chętniej się angażuje, gdy ma poczucie, że bierze udział w przedsięwzięciu przemyślanym, zaplanowanym i zabezpieczonym od strony technicznej. Wygląda na to, że gra jest warta świeczki, prawda?
autorka felietonu: Agnieszka Lissowska-Lewkowicz
